.iva

.CONTABILIDAD

.anexos

.Pensamiento

Cuando estás feliz, disfrutas la música, pero cuando estás triste, entiendes la letra El carácter no se puede desarrollar con facilidad y tranquilidad. Solo a través de experiencias de prueba y sufrimiento puede el alma ser fortalecida, la ambición inspirada y el éxito asegurado La clave para encontrar la belleza es saber dónde mirar La victoria siempre es posible para la persona que se niega a dejar de luchar y dejarse influir

Legislación mercantil

Cuando la empresa comienza a desarrollar su actividad se relaciona con otras empresas con las que formaliza operaciones comerciales para obtener un beneficio. Esta interactuación entre empresas se conoce como tráfico mercantil y las transacciones que se realizan durante el mismo quedan justificadas por los documentos mercantiles.

La legislación mercantil en España viene dada por gran cantidad de normas que conforman el Código de Comercio y legislación complementaria:

    • Ley 22/2003, de 9 de julio, concursal.

    • Ley 24/1988, de 28 de julio, del mercado de valores.

    • Ley 19/1985, de 16 de julio, cambiaria y del cheque.

    • Real decreto legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de sociedades de capital.

  • En el marco del Real decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad habrá que estudiar dos normas que se aplican de forma conjunta:

    • Real decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se aprueba el Código de Comercio.

    • Plan General de Contabilidad.

  • El título ΙΙΙ del libro Ι del Código de Comercio detalla los aspectos más relevantes para que las empresas lleven a cabo su contabilidad.

Libros de contabilidad

Existen algunos libros obligatorios como:

  • Inventario.
  • Cuentas anuales.
  • Libro diario.
  • Libro de actas (si se trata de una sociedad mercantil).

La contabilidad debe confeccionarse siguiendo ciertos requisitos formales: de los hechos registrados deben aparecer por orden cronológico, las anotaciones deben aparecer de manera continuada, es decir, no puede haber espacios en blanco y no deben utilizarse abreviaturas que resten claridad a la información contable. Además, es obligatorio conservar los libros y documentos contables por un período de tiempo determinado.

El Plan General de Contabilidad (PGC) es una herramienta que aparece en España por primera vez en el año 1973, con la finalidad de formar parte del proceso de normalización contable que ya existía a nivel internacional. Hasta ese momento, los códigos de comercio de los diferentes países proporcionaban pautas sobre las obligaciones contables de los empresarios, pero cada país aplicaba su propia normativa de forma independiente y particular. Cuando las relaciones entre países comenzaron a hacerse cada vez más frecuentes, se empezó a vislumbrar la necesidad de seguir unos criterios comunes en este campo.

El tráfico mercantil comenzaba a traspasar fronteras y la necesidad de unificar criterios contables era evidente, ya que, sin una herramienta común, la información que podían suministrar las empresas a futuros clientes o inversores era escasa. Con el objetivo de subsanar este obstáculo y debido al proceso de globalización que comenzaba a tomar forma en Europa, la normativa contable se fue unificando en los países de la hoy Unión Europea hasta derivar en el actual PGC.

El derecho mercantil nació como regulación de la actividad comercial que se lleva a cabo en los mercados. Debido a que en las transacciones comerciales siempre intervienen empresas, la organización y control de su actividad está regida por esta rama del derecho privado.

Los primeros recursos que se utilizarán reciben el nombre de recursos iniciales y pueden llegar a la empresa por diferentes vías.

Los movimientos o transacciones que deben ser justificados documentalmente.

La legislación mercantil en España viene dada por gran cantidad de normas que conforman el Código de Comercio y legislación complementaria.

Existen algunos libros obligatorios como el inventario, las cuentas anuales, el libro diario y el libro de actas.

Documentación mercantil y contable

En el desarrollo de su actividad económica, las empresas realizan numerosas operaciones que, según su naturaleza, se pueden clasificar en:

Operaciones comerciales

Se llevan a cabo con el fin de obtener un beneficio y generan relaciones propias del tráfico mercantil de la empresa, es decir, con clientes y proveedores.

Operaciones no comerciales

Son el resto de operaciones que tienen lugar en el ámbito empresarial fuera del tráfico mercantil, como las relaciones con los accionistas, con el personal, con las Administraciones Públicas, etc.

Sea cual sea su naturaleza de una operación, es necesario que quede constancia de ella por escrito, de forma que sea posible contar con una prueba que justifique que la operación ha tenido lugar y que permita, además, realizar el posterior registro en la contabilidad para cumplir con las obligaciones legales al respecto y llevar un control adecuado que evite poner en riesgo su viabilidad

 

Tipos de documentación

Dado que la doble función del registro documental tiene que ver con las operaciones mercantiles y las contables, existirán dos tipos de documentación:

Documento mercantil

Es una prueba escrita que acredita que una operación comercial se ha llevado a cabo de forma consensuada y satisfactoria para las partes intervinientes. Por tanto, por definición, un documento mercantil es un justificante.

Documento contable

Es el soporte que sirve para realizar el registro de las operaciones comerciales y de cualquier otra índole en la contabilidad.

Orígenes de los documentos contables

Por tanto, atendiendo a la naturaleza de la operación registrada, los documentos contables pueden tener distintos orígenes:

Consecuencia de una operación comercial

El documento contable nace como contabilización del documento mercantil que justifica la propia operación.

Consecuencia de una operación no comercial

El documento contable nace como soporte necesario para el registro contable del hecho en cuestión.

Polivalencia de los documentos

Los documentos pueden tener diversos papeles según la relación de la que deriven, por ello, a continuación, se esquematiza brevemente el papel que juega un mismo documento en las relaciones entre empresas y entre estas y particulares.

 

Ejemplo

1.º Caso

Dos empresas realizan una operación comercial de compraventa entre ellas. La empresa vendedora emite la correspondiente factura de venta que servirá para justificar la operación llevada a cabo entre ellas, por lo que se trata de un documento mercantil; además va a servir de soporte contable para ambas, pues es un documento contable: para la empresa vendedora como factura de venta y para la empresa compradora como factura de compra.

2.º Caso

Un particular realiza una compra a una empresa, que le vende lo acordado y emite un documento, una factura de venta. Para la empresa, dicho documento va a desempeñar dos cometidos: justificar la operación comercial realizada como documento mercantil y servir de soporte contable como documento contable. Para el particular solo será justificante de la compra realizada frente a futuras reclamaciones.

Vías de llegada de la documentación en una empresa

Se consideran documentación externa los albaranes de compra, las facturas emitidas por proveedores a los que se compra mercancía o elementos de inmovilizado como vehículos, maquinaria o un programa informático, etc. Del mismo modo, también serán documentación externa las facturas emitidas por acreedores por prestaciones de servicios o suministros varios como el teléfono, el material de oficina, las reparaciones, las primas de seguros, etc. A estas hay que añadir los documentos de cobro, como los cheques y pagarés recibidos, los documentos de pago, como las letras de cambio que se reciben tras ser pagadas y la documentación bancaria que puede llevar a la empresa procedente del banco por vía postal o por vía telemática, es decir extractos de movimientos, contratos de préstamo, justificantes de cobro y pago, recibos, etc.

Serán documentación interna los albaranes de venta, las facturas emitidas a clientes a los que se ha vendido mercancía, los documentos de cobro, como las letras de cambio emitidas, los documentos de pago emitidos, como cheques y pagarés, la documentación fiscal y la documentación laboral, es decir, las nóminas y los boletines de cotización.

Toda esta documentación llegará a la empresa a medida que se produzcan las operaciones que la generan, con una periodicidad estable. Los proveedores enviarán las facturas que emitan según cuál sea el momento estipulado en ellas para realizar la facturación, es decir, semanalmente, quincenalmente, etc. El banco remitirá la documentación una vez al mes y las nóminas de los trabajadores también se van a generar mensualmente. Según vaya llegando la documentación, los responsables de realizar los registros contables podrán realizar su trabajo, previo cumplimiento del procedimiento de control establecido al respecto.

 

Si la documentación no está en poder del departamento contable en la fecha adecuada, habrá que solicitarla al departamento correspondiente o al exterior. Es aconsejable establecer un procedimiento interno para solicitar documentación, de forma que queden marcadas unas pautas temporales y otras de actuación que dejen muy claro cómo proceder.

Procedimientos internos que es necesario conocer en la actividad mercantil y contable

  • El de solicitud de documentación.

  • El de control de la documentación recibida.

  • El de subsanación de errores

El día 15 de cada mes tienen que estar registrados en la contabilidad todos los documentos del mes anterior, por lo que entre los días 1 y 5, la persona o personas responsables revisarán

qué documentos no han llegado todavía para proceder a su reclamación.

 

Si es necesario pedir algún documento, hay que seguir un protocolo determinado; en primer lugar, es necesario realizar la solicitud siempre por escrito, prioritariamente por correo electrónico con confirmación de recepción y, en su defecto, por fax, a la atención de la persona responsable en cada caso. Si el documento en cuestión es externo, se contactará con el proveedor, acreedor o banco correspondiente. Si es de origen interno, se solicitará al departamento responsable: ventas, personal o administración

Cuando se establezca la comunicación, se identificará claramente el documento solicitado, indicando su fecha, contenido, importe a facturar, titularidad de la nómina faltante y cualquier otro dato relevante. De esta forma, no será posible que se produzca una confusión. También se acordará el procedimiento a seguir para el envío de la documentación solicitada: correo electrónico, persona a cuya atención debe remitirse, dirección de correo postal, según proceda en cada caso. Toda la documentación solicitada debe figurar en un registro o listado junto a la persona que los ha reclamado; cuando llegue uno de ellos, se indicará en esta su llegada. El registro debe permanecer siempre actualizado por si alguien necesitara consultar en qué estado se encuentra la documentación reclamada. Cada persona se hará responsable de que haya solicitado y se encargará de realizar el seguimiento diario

Independientemente de los requisitos legales de forma que deben cumplir todos los documentos emitidos en el tráfico mercantil, cuando la documentación entra en la empresa debe aplicarse un procedimiento de control interno de la documentación recibida que evite errores contables y permita realizar rectificaciones a tiempo.

Modelo de nota

 

Los departamentos de una empresa deben disponer de una un modelo de nota que se adjuntará al documento en cuestión para dejar constancia de la conformidad o disconformidad con él. Esta nota se mantendrá en el documento hasta que se registre de manera contable y se archive. En ella deben figurar, obligatoriamente, ciertos datos:

 

Identificación del documento: albarán, factura, nómina, etc.

Identificación del proveedor, cliente o empleado.

Conformidad: si o no y, en su caso, motivo de disconformidad.

Responsable: identificación y firma.

Registro contable: fecha, número identificativo de registro o archivo.

Procedimientos

 

Dependiendo de si el documento tiene un origen interno o externo, los requisitos exigibles serán distintos. A continuación, se enumeran de manera detallada los procedimientos para facturas emitidas por proveedores, para documentos de cobro procedentes de clientes, para facturas expedidas a clientes, para documentos de pago emitidos a proveedores y para documentos procedentes del departamento de personal

Una vez que llegue una factura emitida por un proveedor a la empresa, el departamento de compras tendrá que cotejar el contenido de la misma con los albaranes de recepción de la mercancía que ahora el proveedor ha facturado.

Si la factura recibida cumple con las cantidades recibidas y precios pactados, el responsable de este departamento plasmará su conformidad en la nota adjunta con su firma y su identificación, autorizando el registro contable.

Se unirán los albaranes a la factura correspondiente y se enviará el documento al departamento encargado de la contabilidad.

Los documentos de cobro procedentes de clientes los emiten los propios clientes para el pago de facturas.

 

El departamento de ventas dará el visto bueno tras cotejarlos con la factura o facturas a las que corresponda el cobro recibido, ya sea un cheque o un pagaré.

 

El responsable deberá dejar constancia de su conformidad en una nota que adjuntará al documento en cuestión. Las facturas expedidas a clientes son documentos que se generan internamente en la empresa, por lo que es suficiente con que el departamento de ventas los envíe al de contabilidad para que realice el registro contable.

 

Cada factura debe llevar adjuntos los albaranes de entrega. Para seguir el protocolo establecido, se puede adjuntar una nota de conformidad, de forma agrupada, a las facturas emitidas Los documentos de pago emitidos a proveedores se emiten de manera interna, por lo que el responsable de su expedición tendrá que enviarlos al departamento de contabilidad con una nota adjunta en la que se especifique a qué factura o facturas corresponde el pago y en El departamento de personal debe remitir mensualmente ciertos documentos:

 

Nóminas de los trabajadores firmadas y revisadas por el responsable, en las que debe constar su conformidad para el pago si la operación no la realiza el departamento contable, pues solo así será posible que se proceda a su registro contable.

Boletín de cotización mensual (TC-1) que debe enviar para su contabilización, al que es conveniente adjuntar la relación nominal de trabajadores (TC-2).la que se autorice el registro contable

Es el boletín de cotización mensual; su denominación y su formato dependen de la Tesorería General de la Seguridad Social. En la actualidad, no tiene forma física, sino que la empresa obligada al pago de los seguros sociales correspondientes a sus empleados está obligada a remitir a la Tesorería un fichero electrónico con los datos necesarios para el cálculo del importe a pagar, que serán revisados en el seno de este organismo para comunicar los posibles errores o el visto bueno correspondiente. Es la relación nominal de trabajadores cuya denominación y formato dependen de la Tesorería General de la Seguridad Social. La empresa envía este documento mensualmente, en forma de fichero electrónico, junto con el TC-1, a la Tesorería. El TC-2 contiene la identificación de cada uno de los trabajadores, los días que han estado trabajando durante ese mes en la empresa y las bases de cotización individuales, de cuya suma se obtiene la base de cotización total que servirá para el cálculo de la cuota resultante a pagar, detallada en el TC-1.

Procedimiento interno de subsanación de errores

 

Establece que, cuando un documento solicitado no pasa el control interno del responsable correspondiente, este debe reflejar esta circunstancia en la nota adjunta, anotando su no conformidad y el motivo de la misma.

 

El documento pasará al departamento contable para este contacte con quien corresponda, ya sea un proveedor, un cliente o un departamento interno y solicite la subsanación del error detectado.

 

El procedimiento a seguir a partir de este momento será el mismo que se ha expuesto para solicitar documentación, salvo porque en este caso se anotará la solicitud en la propia nota adjunta y en el registro habilitado para ello.

 

El solicitante será el encargado de realizar el seguimiento diario hasta que el documento reclamado llegue a la empresa y el responsable correspondiente esté conforme con la subsanación.

2.1. Documentos-justificantes mercantiles tipo y su interpretación

Los documentos mercantiles se clasifican según su valor como moneda de cambio, por lo que existen dos tipos de documentos mercantiles:

  • Negociable o cambiario

Cuando su valor es el mismo que la cantidad de dinero a la que representa, por lo que el documento se convierte en sustituto del dinero.

  • No negociable o corriente

Cuando no puede sustituir al dinero, sino que solo justifica las operaciones mercantiles realizadas.

 

Actores

 

En la producción y gestión de estos documentos intervienen tres actores cuya definición es necesario conocer:

 

Librador

Es la persona que emite el documento y da la orden de pago; sin su firma, el documento carece de validez.

 

En una operación comercial, el librador es la parte vendedora que ha concedido a la compradora un aplazamiento del pago por medio de un documento.

 

 

 

Librado

Es la persona que hará efectivo el pago, es decir, el deudor, que solo se obliga a cumplir con el deber de pago en la fecha indicada si firma el documento; si firma la orden, se convierte en aceptante y en la fecha de vencimiento no podrá negarse al cumplimiento de su obligación.

 

Tomador

Es la persona designada por el librador en el documento para que reciba el pago.

 

En algunos casos puede coincidir con la del tenedor, es decir, la persona legitimada para exigir el pago. Si no existiera tomador designado, el tenedor sería el propio librador

Los documentos mercantiles

 

Sean o no negociables, los documentos mercantiles tienen un valor probatorio indiscutible, a efectos legales, de un hecho registrado contablemente. La mera contabilización de una operación no prueba que sea real; para demostrar su veracidad es necesario poseer los justificantes documentales que la acrediten. Aunque la contabilidad en si misma puede ser válida como medio de prueba en determinadas circunstancias, la última palabra la tiene siempre el justificante escrito que haya servido como soporte contable.

 

Los documentos mercantiles negociables que recoge la legislación mercantil son:

 

  • La letra de cambio.

  • El cheque.

  • El pagaré.

  • Todos estos documentos están regulados por la Ley cambiaria y del cheque.

 

La letra de cambio es un título-valor de crédito por el que el librador ordena al librado el pago de una determinada cantidad de dinero a una tercera persona, el tomador, en un plazo establecido. Este instrumento aparece como consecuencia del crédito que el librador ha concedido al librado y que este se compromete a devolver en la fecha indicada en la propia letra.

En la letra de cambio intervienen varios sujetos:

 

  • El librador.

  • El librado.

  • El tomador.

 

Sin la firma del librador, la letra carece de validez. En una letra solo existe un librador, pero puede haber uno o más librados, caso en el que el pago del total de la letra se le puede exigir a cualquiera de ellos. Una letra puede ser aceptada por el total o por una parte de la cantidad reflejada en la misma. Una letra de cambio tiene ciertos requisitos formales para que sea válida y que se extraen del artículo 1 de la Ley cambiaria y del cheque:

 

La denominación letra de cambio debe aparecer en el propio documento.

Una orden de pago en una moneda admitida a cotización oficial.

En el documento debe aparecer el nombre del librado y la fecha de vencimiento en que el pago será exigible. Si este dato no aparece, la letra será pagadera a la vista, es decir, en el momento de su presentación al pago por parte de su tenedor.

El documento también debe contener el lugar donde se ha de llevar a cabo el cumplimiento de la orden de pago, el nombre del tomador, la fecha y lugar de emisión de la letra y la firma del librador. En el anverso de una letra de cambio aparecen los siguientes datos: lugar de emisión o libramiento, moneda en que debe hacerse efectiva la orden de pago, importe en número y en letra, denominación del propio documento, fecha de libramiento y de vencimiento, identificación y firma del librador, datos del tomador y domicilio de pago, identificación del librado y firma, en caso de aceptación.

 

En el reverso aparecen los siguientes datos: datos del avalista si lo hubiese, así como los datos del endosante y del endosatario en caso de transmisión de la letra.

 

La letra de cambio

 

La letra de cambio es un título-valor de crédito por el que el librador ordena al librado el pago de una determinada cantidad de dinero a una tercera persona, el tomador, en un plazo establecido. Este instrumento aparece como consecuencia del crédito que el librador ha concedido al librado y que este se compromete a devolver en la fecha indicada en la propia letra.

 

En la letra de cambio intervienen varios sujetos:

 

El librador.

El librado.

El tomador.

 

Sin la firma del librador, la letra carece de validez. En una letra solo existe un librador, pero puede haber uno o más librados, caso en el que el pago del total de la letra se le puede exigir a cualquiera de ellos. Una letra puede ser aceptada por el total o por una parte de la cantidad reflejada en la misma.

 

Una letra de cambio tiene ciertos requisitos formales para que sea válida y que se extraen del artículo 1 de la Ley cambiaria y del cheque:

 

La denominación letra de cambio debe aparecer en el propio documento.

Una orden de pago en una moneda admitida a cotización oficial.

En el documento debe aparecer el nombre del librado y la fecha de vencimiento en que el pago será exigible. Si este dato no aparece, la letra será pagadera a la vista, es decir, en el momento de su presentación al pago por parte de su tenedor.

El documento también debe contener el lugar donde se ha de llevar a cabo el cumplimiento de la orden de pago, el nombre del tomador, la fecha y lugar de emisión de la letra y la firma del librador.

Una letra de cambio, como documento mercantil negociable, es un título concebido para circular en el tráfico mercantil y, como tal, puede desempeñar diferentes funciones:

 

  • Medio de pago.

  • Instrumento de crédito.

  • Instrumento de liquidez.

 

Si el tenedor de una letra de cambio tiene una deuda pendiente de pago con un tercero, puede transferir el derecho de cobro que incorpora la letra para cancelar dicha deuda, es decir, puede pagar a su acreedor con la propia letra. La transmisión del mencionado derecho de cobro se denomina endoso. En este caso el tenedor, ya sea el propio librador o el tomador, pasaría a desempeñar el papel de endosante y el nuevo tenedor de la letra, el de endosatario. En endoso tiene que ser total pues si es parcial se considera nulo.

La letra de cambio es instrumento de crédito cuando se produce la concesión de un crédito por el aplazamiento de un pago.

 

Como instrumento de liquidez permite obtener liquidez de forma inmediata mediante su descuento en una entidad financiera que adelanta el importe de la letra, cobrando una comisión y un interés, antes de la fecha de vencimiento.

 

Cada momento en la vida de la letra de cambio da lugar a un registro contable, por lo que la correcta interpretación de todos los datos que puedan aparecer en la misma es fundamental. El librador debe reflejar en su contabilidad la existencia de un derecho de cobro sobre un cliente o librado. El librado debe reflejar en la suya una obligación de pago

Si el librador lleva la letra al banco antes de la fecha de vencimiento para su descuento debe reflejar contablemente la existencia de una deuda con el banco. Dicha deuda desaparecerá cuando el librado cumpla con la orden de pago, momento en el que también habrá que dejar constancia contable del buen fin del derecho de cobro inicial.

 

Al hacerse efectivo el cobro de la letra, la partida de tesorería del librador aumentará y la del librado disminuirá.

 

Si el librador endosa la letra para cancelar una deuda pendiente, el derecho de cobro sobre el cliente y la obligación de pago al proveedor desaparecerán de su contabilidad. Simultáneamente, en la contabilidad del proveedor, que ahora es el endosatario, habrá que reflejar la existencia de un derecho de cobro sobre el librado. Además, desaparecerá el derecho de cobro que tenía sobre su cliente, el endosante, ya que con el endoso de la letra ha cancelado la deuda que tenía pendiente. En el anverso de una letra de cambio aparecen los siguientes datos: lugar de emisión o libramiento, moneda en que debe hacerse efectiva la orden de pago, importe en número y en letra, denominación del propio documento, fecha de libramiento y de vencimiento, identificación y firma del librador, datos del tomador y domicilio de pago, identificación del librado y firma, en caso de aceptación.

 

En el reverso aparecen los siguientes datos: datos del avalista si lo hubiese, así como los datos del en

Cheque

 

Un cheque es un documento mercantil utilizado como medio de pago por el que el librador, es decir, la persona que lo emite, ordena al librado o a la entidad bancaria en la que el librador tenga su cuenta, el pago de una cantidad de dinero determinada al beneficiario del mismodosante y del endosatario en caso de transmisión de la letra. El artículo 106 de la Ley cambiara y del cheque se detallan los requisitos formales que debe tener un cheque:

 

La denominación de cheque.

La orden de pago.

La identificación del librado u obligado a pagar, que va a ser una entidad bancaria.

El lugar y la fecha de emisión y pago.

La firma del librador o persona que emite el cheque. El cheque carece de fecha de vencimiento, es decir, es pagadero a la vista, en el momento de su presentación al pago. Es más, si la fecha de emisión que aparece es posterior a la fecha en que el beneficiario del mismo lo tiene en su poder, puede presentarlo al cobro en cualquier momento.

 

Un requisito indispensable para que la orden de pago llegue a buen fin es que el librador disponga de fondos suficientes en su cuenta bancaria para que el librado pueda hacer efectivo el pago. Si no dispone de la cantidad, se podrá realizar un pago parcial por el importe disponible, caso en el que el librador tendrá que abonar el 10% de la cantidad pendiente de pago y la indemnización que se disponga por los daños causados. La emisión del cheque puede realizarse de diversas maneras. Cuando se emite al portador, no se especifica la persona que ha de cobrarlo, lo que sí ocurre cuando es nominativo.

 

El modo de emisión nominativo a la orden o la ausencia de esta cláusula, indican que el tenedor del documento puede transmitirlo o endosarlo a un tercero y, así, utilizarlo como medio de pago.

 

El cheque nominativo no a la orden indica que el tenedor no puede utilizarlo como medio de pago, es decir, no puede endosarlo a un tercero, sino que solo él puede cobrar el cheque. Se puede realizar la transmisión del cheque para utilizarla como medio de pago, pues se trata de un título-valor.

 

La forma en la que se transmite depende de cómo se haya emitido. Si está emitido al portador, para transmitir el cheque basta con la simple entrega, llamada tradición, del mismo.

 

Si se ha extendido a favor de una persona y no se incluye cláusula que lo impida o el cheque es a la orden, la forma de transmisión será el endoso, circunstancia de la que habrá que dejar constancia en el reverso del propio documento junto con la firma del endosante. Como documento mercantil, la emisión, posible transmisión y pago del cheque son operaciones que van a dar lugar a los correspondientes registros contables, por lo que es muy importante interpretar el contenido del documento correctamente.

 

El librador, al emitirlo, va a reflejar en su contabilidad la existencia de una obligación de pago. Cuando el librado haga efectivo el pago, en la contabilidad del librador va a disminuir la partida de tesorería y desaparecer la obligación de pago. El tenedor del cheque verá aumentada su partida de tesorería al cobro del mismo y el derecho existente sobre el librador se cancelará.

 

El artículo 106 de la Ley cambiara y del cheque se detallan los requisitos formales que debe tener un cheque:

 

La denominación de cheque.

La orden de pago.

La identificación del librado u obligado a pagar, que va a ser una entidad bancaria.

El lugar y la fecha de emisión y pago.

La firma del librador o persona que emite el cheque.

 

El Pagaré

 

El pagaré es un título valor que registra un compromiso de pago. El emisor, en este caso suscriptor, se compromete a pagar al tomador o beneficiario una cantidad de dinero en la fecha de vencimiento indicada en el mismo.



Los requisitos formales del pagaré son:

  • Denominación del título.

  • Promesa de pago.

  • Fecha de vencimiento en cuya ausencia se considera pagadero a la vista.

  • Domicilio de pago.

  • Tomador.

  • Lugar y fecha de emisión.

  • Firma del emisor



En el caso del pagaré, el librador y el librado, es decir, el emisor del documento y el obligado al pago, son la misma persona. El firmante del pagaré queda obligado al pago en iguales condiciones que el aceptante de una letra de cambio. El pagaré suele estar asociado a una cuenta bancaria donde el emisor cuenta con fondos.

La forma de transmisión del pagaré es el endoso. En el reverso del documento se dejará constancia de los datos del endosante, endosatario y la fecha de la operación.

Al igual que en el caso del cheque, su emisión, posible transmisión y pago van a suponer el correspondiente registro contable, por lo que, de nuevo, es necesario saber interpretarlo. El suscriptor, al emitirlo, reflejará en su contabilidad la existencia de una obligación de pago. Cuando haga efectivo el pago, en la contabilidad del librador disminuirá la partida de tesorería al tiempo que desaparece la obligación de pago. El tenedor del pagaré verá como su partida de tesorería aumenta y como se cancela el derecho existente cuando se cobra el pagaré.

Documentos mercantiles no negociables

 

Son aquellos que se generan a partir de operaciones de compraventa. Según el artículo 325 del Código de Comercio «será mercantil la compraventa de cosas muebles para revenderlas, bien en la misma forma que se compraron, o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse en la reventa».

 

Una operación de este tipo implica la aparición de ciertos documentos:

 

  • Pedido.

  • Albarán de entrega.

  • Factura.

La empresa compradora, como cliente, realiza un pedido a la empresa vendedora, el proveedor. El pedido por sí solo no supone el nacimiento de derechos de cobro ni de obligaciones de pago por ninguna de las partes, motivo por el cual no da lugar a un asiento contable.

El proveedor, en un plazo estipulado, envía a su cliente la mercancía solicitada y adjunta un documento en el que indica la cantidad y el tipo de artículo o artículos enviados. Se trata del albarán de entrega, que acredita la entrega de la mercancía al cliente. Este expresará su conformidad con lo recibido plasmando su firma en el mismo albarán. Dado que ha tenido lugar un intercambio satisfactorio entre las partes, dicho documento mercantil generará un registro contable en el apartado reservado a las facturas pendientes de recibir o formalizar

El proveedor es quien a emite la factura, el documento por el que se reconoce la venta realizada. Los requisitos formales que debe contener una factura vienen determinados por el Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

 

Una factura debe reflejar el número y serie a la que pertenece, la fecha de expedición, los datos identificativos del emisor o proveedor y del destinatario de la misma, es decir, del cliente.

También debe haber una descripción detallada de la mercancía vendida que debe incluir la cantidad, el precio y las unidades de cada uno de los artículos, el importe total de la venta o base imponible, el tipo impositivo del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) aplicable y la cuota e importe total a pagar por el cliente.

La factura da lugar a un registro contable en los libros del proveedor y del cliente. El proveedor debe realizar la anotación debido a que se produce el nacimiento de un derecho de cobro; el cliente porque nace una obligación de pago.

 

Los empresarios y profesionales están obligados legalmente a emitir y entregar facturas de las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, así como a conservarlas.

La emisión de una factura es obligatoria cuando se haya producido una entrega de bienes, la prestación de un servicio o cuando se reciba del cliente un anticipo o pago a cuenta anterior a la entrega. En lo que se refiere al plazo de expedición, como norma general, la factura debe emitirse en el mismo momento en que se realiza la operación comercial entre las partes, pero si el cliente es una empresa, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que haya tenido lugar la citada operación

La factura rectificativa es el documento que refleja la corrección de un error de contenido en la factura original, como el hecho de que la base imponible o la cuota de IVA de la factura original sean incorrectas. También se emitirá una factura rectificativa para recuperar las cuotas de IVA repercutido de créditos incobrables. Cuando un cliente devuelva mercancía no es necesario expedir una factura rectificativa; el importe se descontará en facturas posteriores, siempre que el tipo impositivo del IVA coincida. El artículo 19 del citado reglamento de facturación recoge la obligación de conservar las facturas y otros documentos en el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, general tributaria. A su vez, el artículo 165 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del impuesto sobre el valor añadido indica que las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción de dicho impuesto. Esta es la norma general, pero es conveniente hacer una salvedad: si la factura recibida es justificante de la compra de un elemento de inmovilizado cuya incorporación como gasto en la contabilidad se realizará en los plazos establecidos legalmente, dicha factura debe conservarse durante toda la vida útil del elemento en cuestión. La factura por la compra de un vehículo que se va a amortizar en ocho años debe conservarse esos ocho años, aunque el IVA prescriba a los cuatro años.

 

2.2. Organización y archivo de los documentos mercantiles

La correcta gestión administrativa de una empresa no solo depende del nivel de conocimientos que tengan los responsables de la misma sobre el PGC y de su correcta aplicación.

 

Los documentos mercantiles son, en último término, el soporte documental de los registros contables; cuando han sido contabilizados deben ser localizables para que puedan demostrar la veracidad de los registros, algo que solo se consigue si están archivados de forma que cualquiera que los necesite pueda localizarlos sin problemas.

 

Finalidad de un archivo

 

En la empresa se produce y gestiona una gran cantidad de documentos mercantiles que no se registran contablemente; a pesar de ello, los presupuestos, pedidos, escrituras, etc. también deben ser archivados de forma lógica, ya que el hecho de que no sean documentos contables no quiere decir que su importancia sea menor: son justificantes de operaciones mercantiles llevadas a cabo y, como tales, deben ser fácilmente localizables en un momento dado.



 

Importante

La finalidad de un archivo es la de guardar los documentos de forma ordenada, siguiendo un criterio previamente establecido que garantice la perfecta conservación de los mismos y que facilite su localización a cualquier persona interesada en utilizarlos como prueba o como comprobante de un hecho pasado. Para ello, es necesario que la empresa establezca un método, que todos conozcan, aplicable tanto a la documentación que venga del exterior como a la que se genere internamente.

 

Antes de proceder al archivo de la documentación hay que organizarla adecuadamente, proceso que comienza cuando entra en la empresa o se genera internamente y finaliza con su archivo definitivo. Habrá que diseñar un protocolo interno de actuación que garantice que cada documento llega a su lugar de destino y que cumple con su función.

Recepción de la documentación externa

Comienza cuando un documento entra en la empresa de cualquier forma: por vía postal, por remisión de una entidad bancaria, por recepción física en el caso de un albarán, mediante una nota de pedido facilitada por un comercial, por vía electrónica, etc.



Sea como sea, el proceso a seguir es el mismo y comienza por habilitar un lugar físico en el que cualquier persona que tenga en su poder un documento pueda dejarlo; este lugar puede ser una bandeja o cualquier otro tipo de soporte similar. Debe existir una persona encargada de la recogida de todos estos documentos que lleve a cabo su función, preferiblemente, al final de la jornada. Tras recoger los documentos, la persona encargada deberá sellarlos, es decir, proceder al registro de entrada, de forma que quede constancia de la fecha y orden de llegada. Además, es recomendable elaborar un listado en el que se identifique cada documento recibido, la fecha y número de orden de entrada, de forma que se elabore un registro de entrada propiamente dicho. La distribución de la documentación consiste en que la persona que ha recopilado los documentos los ordene según su destino. Debe existir una persona encargada de la recogida de todos estos documentos que lleve a cabo su función, preferiblemente, al final de la jornada. Tras recoger los documentos, la persona encargada deberá sellarlos, es decir, proceder al registro de entrada, de forma que quede constancia de la fecha y orden de llegada. Además, es recomendable elaborar un listado en el que se identifique cada documento recibido, la fecha y número de orden de entrada, de forma que se elabore un registro de entrada propiamente dicho. La distribución de la documentación consiste en que la persona que ha recopilado los documentos los ordene según su destino. Los albaranes de compra irán al departamento de compras para que allí se registre el stock correspondiente; las facturas irán al departamento de compras para su cotejo, conformidad y posterior autorización al registro; los pedidos irán al departamento de ventas, etc.

Recepción de la documentación interna

También se rige por un protocolo establecido que permite que no se extravíen.



Una vez emitidos deben ser enviados al departamento contable para que se registren y el trámite se puede hacer de dos formas: Se puede designar a una persona, que puede ser la misma que está encargada en la recepción de la documentación externa, para que los retire de cada departamento y los haga llegar a la persona o personas encargadas de su contabilización. Se puede realizar el envío directamente entre departamentos, algo recomendable cuando se está trabajando con ficheros informatizados, ya que el ahorro de tiempo y de medios que supone es beneficioso para la empresa.

Consideraciones

Para realizar la ordenación y el registro contable es necesario que toda la documentación, tanto externa como interna, haya sido recopilada y verificada.

El departamento contable procederá a su registro, previa clasificación que facilite este trabajo.

 

Cuando la documentación haya sido registrada contablemente, habrá que archivarla de forma adecuada. Un buen método de archivo requiere que exista espacio físico suficiente para contener los archivadores tipo A-Z necesarios. Cada uno de ellos se destinará a una partida concreta (proveedores, bancos, clientes, etc.). Si el espacio disponible es reducido, habrá que mezclar en pocos archivadores documentos no relacionados entre sí, circunstancia que distorsionará en buena medida la finalidad inicial del archivo, ya que la localización de un documento va a ser mucho más difícil que si existe espacio suficiente para realizar el archivo individualmente.

El archivo

Los apartados en que se debe dividir el archivo son:

 

  • Proveedores.

  • Clientes.

  • Documentación laboral.

  • Documentación fiscal.

  • Cuentas bancarias.

  • Caja (dinero en efectivo).

Archivos auxiliares.

En el apartado de proveedores se abrirá un archivador para las facturas recibidas que se identificará como tal en el lomo del mismo. Cada factura debe llevar adjuntos los albaranes que se refieran a ella, pues son los justificantes de recepción de la mercancía adquirida. Cada factura contabilizada deberá llevar un sello justificativo de su registro contable que señale «contabilizado en fecha 00.00.0000» y un número de orden que normalmente asigna el programa informático automáticamente. Este número se indicará en la factura, en un lugar visible y constante acordado previamente.

 

Las facturas de los diferentes proveedores se archivan correlativamente para que, si es necesario localizar una, solo haya que consultar en el registro contable la numeración asignada y buscar la factura correspondiente en el archivo. Como el orden de registro contable es el mismo que el orden de archivo, la localización será una tarea fácil. La referencia temporal que se va a tomar es el año natural, a no ser que la empresa haya establecido otro cómputo del ejercicio económico. A lo largo del año se abrirán tantos archivadores como sean necesarios, numerados correlativamente; en cada uno de ellos debe indicarse la numeración de los documentos que hay en su interior.

 

Cuando se cierre el ejercicio corriente, el contenido de los archivadores pasará al estado de archivo definitivo, operación que se puede llevar a cabo dejando las facturas en los mismos A-Z o trasladándolas a cajas habilitadas para tal fin, de mayor tamaño, que garanticen la correcta conservación de los documentos.



En cualquier caso, el orden de archivo debe ser respetado. Las cajas de archivo definitivo se deben rotular de forma visible e indicar en ellas que contienen facturas de proveedores junto al año al que corresponde la documentación. Dado que las facturas de clientes las emite la propia empresa, la fecha y numeración son correlativas. El archivo de estos documentos es similar al de las facturas de proveedores, aunque más simple, ya que no es necesario numerar las facturas: se ordenan por el número impreso en cada una de ellas. Tras el registro contable en la cuenta del cliente correspondiente, se guardan en un archivador habilitado para ello en cuyo lomo debe estar rotulada la leyenda clientes. Por lo demás, se sigue el mismo método que el indicado para las facturas recibidas.



El archivo de la documentación laboral exige abrir varios archivadores, el primero de ellos estará destinado a las resoluciones de alta, las modificaciones y las bajas en la seguridad social, los contratos y las nóminas; otro debe servir para albergar los documentos referidos a la comunicación de datos al pagador, uno más para los seguros sociales y uno último para los documentos sobre prevención de riesgos laborales. Las resoluciones de alta, modificaciones y bajas en la seguridad social, así como los contratos y nóminas deben archivarse del siguiente modo: los contratos de trabajo, debidamente firmados y registrados en el organismo correspondiente se guardarán junto con las nóminas mensuales de cada trabajador. La documentación de cada empleado se puede clasificar por orden de antigüedad en la empresa o por orden alfabético.

 

Los documentos referidos a la comunicación de datos al pagador siguen el modelo 145 y se pueden archivar todos juntos con la documentación fiscal correspondiente, es decir, junto a la documentación que justifica los ingresos trimestrales y el resumen anual de retenciones. También es posible incluir estos datos en el apartado anterior junto con la documentación de El modelo 145 «Comunicación de datos al pagador» se utiliza para comunicar a la empresa que contrata a un trabajador los datos personales necesarios para que dicho pagador pueda calcular el porcentaje de retención aplicable a la retribución. Dicho modelo lo cumplimenta el trabajador, lo firma y se lo entrega al empresario contratante, conservando siempre una copia del mismo, que debe también firmarlo y conservar una copia. Este modelo puede obtenerse en la página web de la Agencia Tributaria cada trabajador Son documentos de seguros sociales la relación nominal de trabajadores o TC-2 y el boletín de cotización o TC-1, junto con el justificante de pago del mismo; se archivarán por meses.



Se archivará la documentación de cada trabajador relativa a entrega de Equipos de Protección Individual (EPI), aquella referida a sus reconocimientos médicos periódicos y la información y formación recibidas. Todos estos documentos constituyen el archivo destinado a prevención de recursos laborales que, aunque se refiere a documentación que no va a pasar por registro contable, por su relevancia y posible solicitud de una inspección de trabajo, deben estar perfectamente localizables y cer La documentación fiscal también debe archivarse por partes; es recomendable abrir un archivador para cada tipo de impuestos: estatales, autonómicos y municipales. Cada uno de ellos contendrá la documentación correspondiente, clasificada cronológicamente y según el impuesto.



Los impuestos estatales requieren varios archivadores: uno para el IVA, otro para el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF) y otro para el Impuesto sobre Sociedades (IS). La documentación de su interior debe estar clasificada por liquidaciones trimestrales y anuales junto a los resúmenes correspondientes. Los impuestos autonómicos se clasificarán según el tipo de impuesto.



El más frecuente en tráfico empresarial es el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD). La clasificación de los documentos referidos a impuestos municipales se hará según el impuesto de que se trate: Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), vados, residuos sólidos, circulación de vehículos, licencias de apertura, de obras, etc.ca del resto de documentación laboral. Si existiera cualquier otro tipo de impuesto no incluido en los apartados anteriores, se abrirá un archivador separado para facilitar la localización de los documentos.



El archivo de la documentación de cuentas bancarias debe atender a si la empresa tiene más de una cuenta, caso en el que es conveniente abrir un archivador para cada una de ellas e incluir en cada uno la documentación tras su registro contable y por tipos de documentos: extractos bancarios, justificantes de pago, justificantes de cobro y liquidaciones periódicas de la propia cuenta. Todos ellos se archivarán por orden cronológico. Los justificantes de pago y cobro se pueden, a su vez, clasificar según su origen: pagos a proveedores, que también pueden subclasificarse por proveedor, pagos a la seguridad social, pago de impuestos, cobros a clientes clasificados por cliente, etc. En el archivador destinado a la caja se guardarán los justificantes de los movimientos de efectivo que haya habido en la empresa, previa contabilización de los mismos, por orden de fecha, pero se pueden abrir tantas subdivisiones como creamos necesarias.

 

Los archivos auxiliares contendrán documentos mercantiles que no tengan lugar en los apartados vistos anteriormente o documentos cuyo origen no sea el tráfico mercantil. En estos casos, es posible habilitar archivadores en función del tipo de documento que se quiera archivar: escrituras, notas de pedido de clientes y proveedores, copias de cheques emitidos y recibidos, efectos remesados a clientes y efectos pagados a proveedores, albaranes erróneos o anulados, etc. La correcta gestión y organización del archivo de una empresa facilitará la localización de cualquier documento sin que se produzcan extravíos.

 

Un archivo debe estar perfectamente organizado por dos motivos:

 

En primer lugar, porque se trata de llevar un orden interno en la empresa que facilite el trabajo tanto en el momento presente como en un futuro; si el método de archivo se respeta y es correcto, cualquier persona interesada podrá localizar un documento, independientemente de quién lo archivase.

En segundo lugar, tanto desde el punto de vista fiscal como desde el laboral y contable, existen plazos legales durante los que es obligatorio conservar la documentación de la empresa; por tanto, el archivo de la documentación permite cumplir con la legislación vigente.

Una gestión del archivo errónea puede provocar que en un momento determinado sea imposible encontrar un documento solicitado por la Administración y, por tanto, se produzca una sanción.

La organización y orden del proceso que debe seguir cualquier documentación desde que entra en la empresa hasta su archivo definitivo permite lograr buenos resultados y facilita el trabajo a los demás. Si cada una de las personas implicadas sigue unas pautas de orden adecuadas, será mucho más sencillo que no se produzcan extravíos, mezclas de partidas contables diferentes, etc.

 

Es muy importante que cada puesto de trabajo disponga de todos aquellos accesorios que sean necesarios para llevar a cabo un trabajo organizado. Las bandejas superpuestas que permiten clasificar los documentos no contabilizados por partidas, permiten que cuando llega cualquier documentación, esta pueda ser depositada inmediatamente en el lugar que le corresponda. Tras el registro contable, la documentación se trasladará a otra serie de bandejas similar dispuesta para albergar documentos contabilizados listos para archivar. Esta separación permite que no se archiven documentos que no han sido registrados, lo que podría dar lugar a descuadres contables al cierre, ya sea trimestral o anual.

 

El acceso al archivo

 

Debe estar restringido a unas pocas personas que serán las encargadas de archivar la documentación y de localizarla cuando sea necesario. Existen dos motivos por los que el acceso al archivo está restringido: el control adecuado del mismo y la seguridad de los documentos en él custodiados.

 

Cuando se desee retirar un documento original, se solicitará a las personas responsables. El solicitante que se lleva el original debe firmar un registro y en el archivo debe conservarse una copia del documento retirado. En el registro de un documento retirado deben constar los siguientes datos: identificación del documento retirado, identificación de la persona que lo retira, fecha en que se le entrega y firma del receptor. La existencia de toda esta información permitirá, en cualquier momento, reclamar el documento a aquel que lo tenga en su poder. Pautas de actuación

 

La seguridad y confidencialidad de la documentación que se genera en el tráfico mercantil depende de cómo se realice su custodia. Estos documentos contienen datos privados de proveedores, clientes, empleados y muchas otras personas que tienen relación con la empresa y que deben estar seguros de que sus datos personales, comerciales, bancarios o de cualquier otra índole se encuentran seguros y no se van a difundir.

 

Para que esto sea posible, es necesario seguir unas pautas de actuación adecuadas, de orden interno, que se pueden resumir en las siguientes:

Cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, aplicando la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, requisito legal para la empresa. Siguiendo estas pautas de actuación se asegura a los clientes y proveedores que sus datos personales y los mercantiles como volúmenes de compras y ventas, están seguros en manos de la empresa, ya que se garantiza su confidencialidad. Esta forma de actuar evita problemas de tipo legal y la pérdida de clientes por incompetencia, pues aumenta la calidad al trabajo realizado.

No facilitar datos a través de correo electrónico. Si se envía un correo a varias personas, se hará con copia oculta para que los destinatarios no tengan acceso a las direcciones de correo de los demás.

No olvidar documentación en lugares a los que cualquiera pueda acceder. Si es necesario dejar momentáneamente un documento, se ocultará en una carpeta que dificulte el acceso a los datos. Al final de la jornada laboral se guardarán los documentos que contengan información de terceras personas o empresas bajo llave.

 

Cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, aplicando la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, requisito legal para la empresa.

 

No facilitar datos a través de correo electrónico. Si se envía un correo a varias personas, se hará con copia oculta para que los destinatarios no tengan acceso a las direcciones de correo de los demás.

 

No olvidar documentación en lugares a los que cualquiera pueda acceder. Si es necesario dejar momentáneamente un documento, se ocultará en una carpeta que dificulte el acceso a los datos.

 

Al final de la jornada laboral se guardarán los documentos que contengan información de terceras personas o empresas bajo llave. ¿Sabías que...?

Cuando nació la contabilidad en el año 1494, los registros se realizaban de forma totalmente manual: las operaciones realizadas en el tráfico mercantil se anotaban en libros con páginas en blanco. En la actualidad, los lugares donde se realizan las anotaciones contables siguen llevando el mismo nombre, aunque se elaboren de forma mecanizada, pues todavía conservan la antigua forma y denominación. En el Código de Comercio se especifica que estos libros se deben llevar de forma ordenada, sin tachaduras ni raspaduras.

 

2.3. Libros contables obligatorios y auxiliares

Los libros contables obligatorios están especificados en la legislación mercantil, es decir, en el Código de Comercio.

Según se deduce del artículo 25, los empresarios que desarrollen actividades mercantiles deberán llevar obligatoriamente ciertos libros contables como:

 

Libro de inventarios y cuentas anuales.

Libro diario.

Libro de actas (para las sociedades mercantiles).

Los dos primeros, sin embargo, son obligatorios tanto para sociedades mercantiles como para empresarios individuales, siempre cuyo régimen de tributación sea el de estimación directa normal. Los empresarios individuales que tributen en estimación directa simplificada, estimación objetiva y los profesionales autónomos llevarán los registros contables exigidos por la normativa tributaria aplicable.



El libro de inventarios y cuentas anuales



Está compuesto por los siguientes estados:



  • Balance inicial detallado.

  • Balances de comprobación trimestrales.

  • Inventario de cierre.

  • Cuentas anuales.

El balance inicial detallado



Muestra de forma sintetizada la situación patrimonial de la empresa, es decir, los bienes, derechos y obligaciones que la componen al comienzo del ejercicio. En los balances de comprobación trimestrales se incluyen las sumas y saldos de las totalidades de las cuentas que conforman la contabilidad, tanto las patrimoniales (de los grupos 1 al 5), como las de gestión (grupos 6 y 7), con periodicidad trimestral. El inventario de cierre es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa al cierre del ejercicio.

Los grupos 1 a 5 del cuadro de cuentas del PGC son los grupos de cuentas que recogen los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio de la empresa:



Grupo 1: financiación básica.

Grupo 2: activo no corriente.

Grupo 3: existencias.

Grupo 4: acreedores y deudores por operaciones comerciales.

Grupo 5: cuentas financieras.

Los grupos 6 y 7 del cuadro de cuentas del PGC son los grupos de cuentas que recogen los gastos e ingresos consecuencia de la explotación de la actividad económica que desarrolla la empresa:



Grupo 6: compras y gastos.

Grupo 7: ventas e ingresos.

Las cuentas anuales



Las cuentas anuales, que se describen en el artículo 34 del Código de Comercio, son especialmente complejas y están comprendidas por el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, este último solo obligatorio para empresas que no puedan formular sus cuentas anuales de forma abreviada.



En el PGC se señala que el objetivo de la información contenida en las cuentas anuales es «mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa». Para realizar estas cuentas habrá que aplicar los principios contables, así como las normas de registro y valoración. Para que esto suceda, es necesario conocer fielmente los conceptos de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.

Antes de explicar el contenido de cada uno de los estados contables, se enumeran los criterios cuantitativos a seguir para decidir si una empresa presenta las cuentas anuales en modelo para pymes, abreviado o normal. Para determinar cuál es el que se debe seguir, es necesario atender a los requisitos que aparecen bajo cada modelo en la tabla siguiente, pues para que una empresa siga el modelo pyme microempresa, pyme, abreviado o normal, tendrá que cumplir dos de los requisitos que aparecen bajo ellos durante dos ejercicios consecutivos.

Las empresas que presenten las cuentas anuales en modelo abreviado pueden optar, si cumplen los requisitos indicados en la tabla, por presentar la memoria en modelo normal o abreviado. Las empresas que no cumplan los indicadores señalados deben presentar sus cuentas anuales en modelo normal.



























Requisitos

Modelo pymes
(microempresa)

Modelo pymes
(resto de las pymes)

Modelo abreviado

Total activo

<1.000.000€

<2.850.000€

<2.850.000€

<11.400.000€

Importe neto
cifra de negocios

<2.000.000€

<5.700.000€

<5.700.000€

<22.800.000€

N.º de trabajadores

<10

<50

<50

<250

Cuentas anuales

Balance
Pérdidas y ganancias
Estado de cambios en el patrimonio neto
Memoria.

Balance
Pérdidas y ganancias
Estado de cambios en el patrimonio neto
Memoria.

Balance
Estado de cambios en el patrimonio neto
Memoria.

Pérdidas y ganancias



Composición de las cuentas anuales



Las cuentas anuales se componen de:

  • Balance de situación.

  • Cuenta de pérdidas y ganancias.

  • Estado de cambios en el patrimonio neto.

  • Memoria.





El balance de situación es el estado contable que resume la situación del patrimonio empresarial, de sus bienes, derechos y obligaciones, referida a un período de tiempo determinado.



Esta información se presenta dividida en dos bloques o masas patrimoniales: activo y pasivo. El activo incluye los bienes y derechos, lo que la empresa tiene, y el pasivo incluye las obligaciones, lo que la empresa debe. La diferencia entre ambas masas es lo que se denomina patrimonio neto.



Ilustración Balance PGC 2007. El balance de situación se divide en activo y pasivo. Dentro de activo se diferencian activo no corriente y activo corriente. En relación a pasiva se distinguen: patrimonio neto, pasivo no corriente y pasivo corriente.



La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el resultado obtenido por la empresa al cierre del ejercicio económico.



Este resultado es la diferencia entre ingresos y gastos. Los ingresos correspondientes a ventas y prestaciones de servicios aparecerán por su importe neto, es decir, previa sustracción de descuentos y devoluciones. De igual forma, los gastos correspondientes a compras de mercaderías y demás aprovisionamientos aparecerán por su importe neto, es decir, teniendo en cuenta los descuentos obtenidos y las devoluciones a proveedores.

Es importante matizar que tanto, los gastos como los ingresos, aparecen desglosados en dos partidas: los debidos a la actividad económica de la empresa, los ingresos y gastos de explotación, y los derivados de las operaciones financieras realizadas, los ingresos y gastos financieros.

En consecuencia, el esquema de la cuenta de pérdidas y ganancias consistiría en restar los gastos de explotación a los ingresos de explotación para obtener el resultado de la misma; después, habría que hallar el resultado financiero, que se obtiene del descuento de los gastos financieros a los ingresos financieros. La suma de estos dos resultados es el resultado del ejercicio antes de aplicar los impuestos. Si es positivo, habrá que calcular el importe del impuesto a pagar, es decir, el importe del impuesto sobre beneficios y restarlo del resultado para obtener el resultado del ejercicio propiamente dicho.



El estado de cambios en el patrimonio neto contiene información sobre los cambios que han tenido lugar tanto en la cuantía como en la composición del patrimonio neto.



Estos cambios pueden deberse a diferentes circunstancias: el resultado del ejercicio de la cuenta de pérdidas y ganancias, cambios que se produzcan en criterios contables aplicados, corrección de errores, operaciones realizadas con socios o por el efecto impositivo de los ingresos y gastos imputados al patrimonio neto (por medio de los grupos 8 y 9), consecuencia de las subvenciones recibidas por personas u organismos diferentes de los propios socios. El importe de cada una de las circunstancias citadas correspondiente a un ejercicio, en las cuentas del ejercicio siguiente aparecerá en la columna denominada resultados de ejercicios anteriores.



El resultado del ejercicio, es decir, la posible pérdida o ganancia, se calcula mediante la diferencia entre ingresos del ejercicio (grupo 7 del PGC) y gastos del ejercicio (grupo 6 del PGC). Existen algunas partidas de ingresos y gastos que no pertenecen al ejercicio, sino que se imputan directamente al patrimonio neto de la empresa; los grupos 8 y 9 del PGC recogen estos gastos e ingresos. Sus saldos se llevarán a cuentas del subgrupo 13 (subvenciones, donaciones, legados y otros ajustes de patrimonio neto) y permanecerán en ellas hasta que se transfieran a resultados de ejercicios posteriores.

La memoria de las cuentas anuales debe contener, como mínimo, información relativa a la actividad de la empresa, las bases de presentación de las cuentas anuales, la aplicación del resultado obtenido, las normas de registro y valoración, el inmovilizado material, el inmovilizado intangible, los arrendamientos y operaciones de naturaleza similar, los instrumentos financieros, las existencias, las partidas en moneda extranjera, la situación fiscal, los ingresos y gastos, las provisiones y contingencias, la información medioambiental, las retribuciones al personal, las transacciones basadas en instrumentos de patrimonio, las subvenciones, donaciones y legados, las combinaciones de negocios, los negocios conjuntos, los activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas, los hechos posteriores al cierre y las operaciones vinculadas. Además, es posible ampliar esta memoria con cualquier otra información no incluida anteriormente.



Con objeto de que la memoria refleje la evolución de la empresa, la información reflejada siempre se va a referir a dos ejercicios económicos consecutivos: el corriente, es decir, al que corresponden las cuentas anuales, y el anterior.

El estado de flujos de efectivo es un documento que solo se exige a las empresas que tengan que presentar sus cuentas en modelo normal, aunque las demás también pueden hacerlo si lo desean. En él aparece información relativa al origen y empleo de los activos monetarios, es decir, el efectivo y los activos líquidos equivalentes, se identifican los movimientos por su actividad de procedencia y cualquier otra que tenga incidencia en los flujos, que se resumen en actividades de explotación, inversión y financiación.



Los movimientos que pueden influir en el flujo son la explotación, es decir, la actividad económica objeto de la empresa, la inversión, la financiación, las transacciones realizadas en moneda extranjera, los saldos líquidos no disponibles y la adquisición y enajenación de activos y pasivos.

El libro diario es el segundo de los libros contables obligatorios recogidos en el artículo 25 del Código de Comercio. Según el artículo 28 del mismo código, en él se registrarán diariamente las operaciones realizadas en la empresa como consecuencia del desarrollo de su actividad económica en el tráfico mercantil. Existe también la opción de anotar las operaciones por períodos no superiores al mes, siempre que se detallen en otros libros.



Cada operación anotada en el diario contendrá, como mínimo, dos apuntes, uno en el debe y otro en el haber, pero su importe tiene que coincidir.

Una anotación en él debe de una cuenta se denomina cargo y se recoge en la parte izquierda del asiento. Una anotación en el haber se denomina abono y se recoge en la parte derecha del asiento.

El motivo de que cualquier asiento vaya a dar lugar a un cargo y un abono es porque se aplica el denominado método de partida doble, una técnica que implica que todos los recursos existentes en la empresa son resultado de entradas que han tenido lugar con motivo de una salida. Una operación siempre es consecuencia de otra: si tiene lugar una entrada, automáticamente se genera una obligación; si tiene lugar una salida, en consecuencia, surge un derecho. De todas maneras, el método de partida doble se explicará detalladamente más adelante. El libro de actas es el último libro de los libros obligatorios que se especifican en el artículo 26 para las sociedades mercantiles, por lo que un empresario individual no tiene que llevar este libro.



En el libro de actas constan los acuerdos tomados en junta, ordinaria o extraordinaria, o cualquier otro órgano de la sociedad

Los libros contables auxiliares



Concepto clave

Los libros contables auxiliares son libros complementarios a los descritos como obligatorios en los que se detallan las operaciones de estos.



Hay libros auxiliares que llevará la empresa por iniciativa propia, con el simple objetivo de contar con información detallada que facilite el trabajo, pero otros son obligatorios a efectos fiscales, es decir, no se estipulan como obligatorios en el Código de Comercio, pero obliga a llevarlos la legislación tributaria.



Al realizar un asiento en el libro diario, se hacen anotaciones en dos cuentas diferentes. En el libro mayor se recoge la información detallada de cada cuenta que aparece en el diario. Cada cuenta tendrá su libro mayor correspondiente en el que se reflejarán todas las transacciones en las que ha intervenido la cuenta en cuestión.

Los libros auxiliares como fuente de información



Permiten a la empresa utilizar la información del libro mayor de ciertas cuentas para tener a mano información registral clara de los movimientos realizados y de los saldos. Los libros auxiliares que sirven a este propósito son:

  • Libro de caja

Refleja uno a uno, de forma clara y por orden cronológico, todos los movimientos de dinero en efectivo que han tenido lugar en la empresa en un período de tiempo determinado, así como el saldo existente.



  • Libro de bancos

Es individual para cada cuenta que tenga la empresa en entidades financieras; dispone detalladamente la información, ordenada de los movimientos que han tenido lugar en la cuenta e informa del saldo.



  • Libro de clientes

Proporciona información sobre las facturas emitidas, las cobradas y las pendientes de cobro de cada cliente, por lo que lo ideal es tener un libro auxiliar para cada uno de ellos.



  • Libro de proveedores

Informa sobre las facturas recibidas, las facturas pagadas y las pendientes de pago de cada proveedor; como en el caso anterior, hay que disponer de un libro por cada uno de ellos.

Los libros auxiliares a efectos fiscales



Recogen información contable que no solo reflejará fielmente la imagen de la empresa, pues también sirve para cumplir con la normativa mercantil.



Las áreas contable y fiscal van de la mano a la hora de suministrar información a la administración tributaria. Utilizando la información contable, se calcularán los impuestos que la empresa está obligada a satisfacer en función del resultado obtenido.



Además, de los registros contables es posible extraer toda la información necesaria para cumplir con la normativa tributaria.

Libros registro

A efectos de liquidación del IVA, los titulares de actividades empresariales están obligados a llevar un registro de las operaciones realizadas en el tráfico mercantil, para lo que habrá que presentar la liquidación del dicho impuesto y, en su caso, realizar el consiguiente pago en los plazos previstos legalmente.



Para liquidar el IVA periódicamente hay que contar con la información contable adecuada, es decir, con las cuotas repercutidas a clientes y las cuotas soportadas por el pago a proveedores y acreedores, información suministrada por los libros registro que están obligados a llevar los sujetos pasivos del IVA, que son:

  • Libro registro de facturas expedidas

Recoge la información de las facturas expedidas con motivo de las operaciones de venta realizadas.



En cada anotación se debe indicar el número y serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones cuando es diferente a la de expedición, los apellidos y nombre o razón social del destinatario, el Número de Identificación Fiscal (NIF) del destinatario, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota correspondiente.



Si en una factura aparecen recogidas operaciones que tributan a diferentes tipos de IVA, se anotará en varios asientos correlativos.



  • Libro registro de facturas recibidas

Recoge la información de las facturas recibidas por la adquisición de bienes o la prestación de servicios.



Estas deberán numerarse de forma correlativa y anotarse por separado en detallando los siguientes datos: número de recepción que le ha sido asignado a su recepción, fecha de expedición, fecha de realización de la operación, identificación del obligado a expedir la factura en cuanto a nombre, apellidos, razón social y NIF, base imponible, tipo impositivo y cuota.



  • Libro registro de bienes de inversión

Deben llevarlo los sujetos pasivos del impuesto que estén obligados a regularizar deducciones practicadas por la adquisición de bienes de inversión.



Contendrá los siguientes datos: bienes individualizados, identificación de la factura de compra, fecha de entrada en funcionamiento, prorrata anual definitiva y, si procede, regularización anual de las deducciones efectuadas.



  • L. R. de determinadas operaciones intracomunitarias

Recoge la información sobre el envío o recepción de bienes para la realización de informes periciales o determinados trabajos y las adquisiciones intracomunitarias de bienes.



Cada operación debe ir acompañada de los siguientes datos: fecha de la operación y descripción de la misma, identificación del remitente o destinatario, estado miembro de origen y destino y, en su caso, plazo fijado para la realización de las operaciones.

Todos ellos deben cumplir los mismos requisitos formales que los previstos en el Código de Comercio, es decir, deben llevarse de forma clara, por orden cronológico, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni tachaduras; las cantidades deben expresarse en euros y las páginas deben estar numeradas de forma correlativa.



Consideraciones



Los libros obligatorios están estipulados en el Código de Comercio, pero los auxiliares son obligatorios a efectos tributarios, por lo que habrán de realizarse todos ellos. En cualquier caso, habrá que respetar los mismos requisitos de forma exigidos legalmente para evitar sanciones por incumplimiento. Además, de esta forma la información estará claramente detallada y cotejada, lo que facilitará el trabajo notablemente.



Si existe un proceso de inspección abierto por la Agencia Tributaria, la correcta llevanza de la documentación y los libros solicitados hará que el procedimiento sea menos largo y costoso, con el ahorro en recursos públicos que ello conlleva.







3. La empresa. Clases de empresas



Concepto clave

La empresa es una organización que nace con el objetivo de obtener un beneficio económico utilizando y combinando factores productivos como la tierra, el trabajo y el capital que permiten que el empresario produzca una serie de bienes y servicios destinados a satisfacer las necesidades del mercado, donde los venderá a los consumidores que necesitan satisfacer esas necesidades a cambio de un precio, es decir, a sus clientes.



El hecho de que la legislación mercantil se refiera siempre a la figura del empresario es porque la empresa es el resultado de la actividad desarrollada por él, que es quien le da forma en el tráfico mercantil.



Según el criterio que se siga existen diferentes clases de empresas en el tráfico mercantil; estas pueden organizarse según su tamaño, según el sector o la actividad a la que se dedican, según la propiedad del capital, según en torno a quién gire la actividad y según su forma jurídica.

Clases de empresas



  • Según su tamaño

Serán microempresas aquellas cuya plantilla sea inferior a diez empleados y tengan un volumen de negocio menor o igual a 2.000.000€.



Las empresas pequeñas tienen una plantilla inferior a cincuenta empleados y un volumen de negocio menor o igual a 10.000.000€.



Las medianas tienen una plantilla inferior a 250 empleados y un volumen de negocio menor o igual a 50.000.000€.



La gran empresa es aquella que excede de los límites indicados anteriormente.

















 

Plantilla

Volumen de negocio

Microempresa

<10

Hasta 2.000.000€

Empresa pequeña

<50

Hasta 10.000.000€

Empresa mediana

<250

Hasta 50.000.000€

Gran empresa

250 o más

Hasta 50.000.000€





  • Según el sector de actividad a la que se dedican

Empresas del sector primario, dedicadas a la agricultura, ganadería, pesca y minería, es decir, a la explotación de los recursos naturales.



Empresas del sector secundario o sector industrial que transforman la materia prima, como, por ejemplo, las dedicadas a la construcción y al sector energético.



Empresas del sector terciario, que son las dedicadas al comercio y al sector servicios.



  • Según la propiedad del capital



Las empresas pueden ser privadas, públicas o mixtas.

 

Las empresas privadas utilizan un capital que procede de particulares.

 

Las empresas públicas son aquellas cuyo capital es público, es decir, del estado.

 

Por último, las empresas mixtas utilizan capital público y privado.



  • Según en torno a quién gire su actividad social



Las empresas serán capitalistas o personalistas.



En las sociedades capitalistas la figura principal es el capital aportado por los socios; No importa la identidad de éstos, sino la cuantía que aporta cada uno. De hecho, la condición de socio se puede transmitir libremente. Se encuadran dentro de este tipo la sociedad anónima, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad comanditaria por acciones. Las sociedades personalistas giran en torno al elemento personal, es decir, a la identidad de los socios. La condición de socio no se puede permitir sin el consentimiento de los restantes.



Son sociedades personalistas la sociedad colectiva y la comanditaria simple.



















3.1. Según su forma jurídica



Las empresas se diferencian normalmente por su forma jurídica, pues es un criterio que implica obligaciones en materia contable; es por ello que este apartado se centra en este tipo de clasificación y expone más pormenorizadamente las características propias de cada una de ellas.



Según su forma jurídica existen:



  • Empresarios individuales.

  • Sociedades de responsabilidad limitada.

  • Sociedades anónimas.

  • Sociedades laborales.

  • Sociedades civiles.

  • Comunidades de bienes.

  • Sociedades cooperativas.

El empresario individual



Es la persona física con capacidad legal que ejerce, de forma habitual, personal y por cuenta propia, una actividad económica con ánimo de lucro. Para que una persona se constituya como empresario individual no existe una cifra de capital mínimo exigible, sino que queda a libre disposición del empresario.



No existe un procedimiento para constituirse como empresario individual, por lo que es la forma más simple de establecer una empresa, ya que no requiere denominación social previa ni inscripción el en Registro Mercantil. Sin embargo, también es la forma más arriesgada de realizar una actividad económica, ya que es el empresario quien responde a las obligaciones contraídas con su patrimonio personal presente y futuro. Por tanto, la responsabilidad es ilimitada.

Para dar comienzo a la actividad a desarrollar, el empresario individual debe cumplir con una serie de obligaciones: en materia tributaria debe presentar el alta censal (modelo 037) donde indicará la actividad que va a realizar y los impuestos a presentar trimestral y anualmente, además de otra serie de datos. En materia laboral debe causar alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos; además, si va a contratar trabajadores tiene que inscribirse como empresa para obtener el Código de Cuenta de Cotización correspondiente, comunicar la apertura del centro de trabajo e inscribir el libro de visitas en la Inspección Provincial de Trabajo.

El modelo 037 sirve para comunicar a la Agencia Tributaria todos los datos del empresario individual en calidad de obligado tributario el censo de empresarios, profesionales y retenedores. Deben indicarse los siguientes datos: causas de presentación, identificación del empresario o profesional, actividad económica que va a desarrollar, datos relativos al régimen de IVA al que está sujeto, método de estimación de los rendimientos en materia de IRPF y retenciones e ingresos a cuenta que está obligado a practicar. Aunque puede obtenerse este modelo en las delegaciones y administraciones de la Agencia Tributaria, también es posible completarlo de manera telemática a través de su web.

El régimen fiscal del empresario individual será el dispuesto por la legislación tributaria vigente. El beneficio obtenido tributará por el IRPF y si se generan pérdidas no será posible su compensación. En el caso de que la actividad desarrollada esté sujeta a IVA, también tendrá que liquidar periódicamente dicho impuesto.



Si se trata de una empresa que desarrolla una actividad empresarial y el régimen de tributación a efectos de IRPF es de estimación directa normal, sus obligaciones en materia mercantil vendrán dadas por el Código de Comercio, es decir, son aquellas que se refieren a la contabilidad. Si el régimen de tributación es de estimación directa simplificada, objetiva o si la actividad es profesional, las obligaciones en materia de libros registro vendrán dadas por la legislación, es decir, será necesario llevar un libro registro de ingresos, uno de gastos y uno de bienes de inversión.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL o SL)



Es una sociedad mercantil capitalista en la que el capital social está dividido en partes iguales, indivisibles y acumulables denominadas participaciones.



Lo componen las aportaciones de los socios.

El capital mínimo legalmente exigible es de 3000,00€ totalmente suscritos y desembolsados. Solo se pueden aportar bienes o derechos susceptibles de valoración económica. El número mínimo de socios es uno y su responsabilidad está limitada por capital aportado. Para que la empresa se constituya, en primer lugar, será necesario recurrir al Registro Mercantil Central para solicitar una certificación negativa del nombre elegido para la sociedad; se pedirán tres nombres, por orden de prioridad, y el registro emitirá una certificación autorizando, en su caso, el nombre solicitado, al que habrá que añadir SRL SL o Sociedad Limitada. Tras esto, es posible realizar la constitución, que tiene que ser, obligatoriamente, realizada en escritura pública otorgada por todos los socios fundadores, que tendrán que asumir el total de las participaciones sociales.

En dicha escritura deberá reflejarse la información siguiente: nombre de la sociedad, identidad de los socios, voluntad de constituir la sociedad, aportación de cada uno, estatutos y órgano de administración e identificación del administrador o, en su caso, administradores.

Tras ser constituida y dentro de los dos meses siguientes, la sociedad debe ser inscrita en el Registro Mercantil, siempre después de obtener en la Agencia Tributaria el Código de Identificación Fiscal (CIF); con la inscripción, la sociedad adquiere personalidad jurídica.



Una vez constituida e inscrita, la sociedad debe causar alta censal en la Agencia Tributaria presentando el modelo 036 mediante el que comunica el comienzo de su actividad; debe indicar cuál va a ser y las obligaciones fiscales derivadas de la misma. En materia laboral, si la empresa va a contratar personal, tiene que inscribirse como tal para obtener el Código de Cuenta de Cotización y comunicar la apertura de centro de trabajo, así como legalizar el libro de visitas.





El modelo 036 sirve para comunicar a la Agencia Tributaria todos los datos de la sociedad en su calidad de obligada tributaria el censo de empresarios, profesionales y retenedores. En él deben indicarse los siguientes datos: causas de presentación, identificación de la entidad, representantes legales, actividad económica que va a desarrollar, datos relativos al régimen de IVA al que está sujeta, obligaciones en materia de Impuesto de Sociedades, retenciones e ingresos a cuenta que está obligada a practicar y, por último, relación de los socios que componen la sociedad en cuestión. Aunque puede obtenerse este modelo en las delegaciones y administraciones de la Agencia Tributaria, también es posible completarlo de manera telemática a través de su web.





Los beneficios obtenidos tributan por el IS; si se obtienen pérdidas se podrán compensar con beneficios futuros.



Las obligaciones en materia mercantil suponen los libros obligatorios exigidos por el Código de Comercio y a presentar anualmente en el Registro Mercantil las cuentas anuales en el plazo establecido.





La Sociedad Anónima (SA)



Es una sociedad mercantil capitalista en la que el capital, integrado por las aportaciones de los socios, está dividido en partes iguales denominadas acciones.



El capital mínimo es de 60.000€. En el momento de constituir la sociedad debe estar suscrito en su totalidad y desembolsado en un 25%.



Una SA, como mínimo, debe tener un socio; la responsabilidad de los mismos está determinada por el capital aportado.

Para que la empresa se constituya, en primer lugar, será necesario recurrir al Registro Mercantil Central para solicitar una certificación negativa del nombre elegido para la sociedad; se pedirán tres nombres, por orden de prioridad, y el registro emitirá una certificación autorizando, en su caso, el nombre solicitado, al que habrá que añadir SA o Sociedad Anónima.

La constitución tiene que hacerse en escritura pública otorgada ante notario; en dicha escritura constarán los mismos datos que en el caso de la SRL. La inscripción en el Registro Mercantil es un trámite obligatorio tras la constitución para que la sociedad adquiera personalidad jurídica. Las gestiones y trámites para el establecimiento, el régimen fiscal y las obligaciones mercantiles son las mismas que las de la SL o SRL.

 

Empresario individual

SL

SA

Socios mínimos

1

1

1

Capital mínimo

-

3000€

60.000€

Constitución

-

Escritura pública

Escritura pública

Responsabilidad

Ilimitada

Limitada por capital

Limitada por capital

Gestión y trámites de Establecimiento

Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscribir el libro de visitas
Alta en Régimen Especial de Trabajadores Autónomos

Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscribir el libro de visitas
Solicitud de denominación en Registro Mercantil
Obtención del CIF en Agencia Tributaria
Inscripción en el Registro Mercantil

Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscribir el libro de visitas
Solicitud de denominación en Registro Mercantil
Obtención del CIF en Agencia Tributaria
Inscripción en el Registro Mercantil

Régimen fiscal

IRPF e IVA

IS

IS

Obligaciones mercantiles

Actividad empresarial: libros obligatorios y libros auxiliares
Actividad profesional: libros auxiliares (registro de ingresos, de gastos y de bienes de inversión)

Libros obligatorios
Cuentas anuales
Libros auxiliares

Libros obligatorios
Cuentas anuales
Libros auxiliares

  • La Sociedad Anónima (SA)

  • Es una sociedad mercantil capitalista en la que el capital, integrado por las aportaciones de los socios, está dividido en partes iguales denominadas acciones.

El capital mínimo es de 60.000€. En el momento de constituir la sociedad debe estar suscrito en su totalidad y desembolsado en un 25%.

Una SA, como mínimo, debe tener un socio; la responsabilidad de los mismos está determinada por el capital aportado.

  • Para que la empresa se constituya, en primer lugar, será necesario recurrir al Registro Mercantil Central para solicitar una certificación negativa del nombre elegido para la sociedad; se pedirán tres nombres, por orden de prioridad, y el registro emitirá una certificación autorizando, en su caso, el nombre solicitado, al que habrá que añadir SA o Sociedad Anónima.

La constitución tiene que hacerse en escritura pública otorgada ante notario; en dicha escritura constarán los mismos datos que en el caso de la SRL. La inscripción en el Registro Mercantil es un trámite obligatorio tras la constitución para que la sociedad adquiera personalidad jurídica. Las gestiones y trámites para el establecimiento, el régimen fiscal y las obligaciones mercantiles son las mismas que las de la SL o SRL.



 

Empresario individual

SL

SA

Socios mínimos

1

1

1

Capital mínimo

-

3000€

60.000€

Constitución

-

Escritura pública

Escritura pública

Responsabilidad

Ilimitada

Limitada por capital

Limitada por capital

Gestión y trámites de Establecimiento

Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscribir el libro de visitas
Alta en Régimen Especial de Trabajadores Autónomos

Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscribir el libro de visitas
Solicitud de denominación en Registro Mercantil
Obtención del CIF en Agencia Tributaria
Inscripción en el Registro Mercantil

Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscribir el libro de visitas
Solicitud de denominación en Registro Mercantil
Obtención del CIF en Agencia Tributaria
Inscripción en el Registro Mercantil

Régimen fiscal

IRPF e IVA

IS

IS

Obligaciones mercantiles

Actividad empresarial: libros obligatorios y libros auxiliares
Actividad profesional: libros auxiliares (registro de ingresos, de gastos y de bienes de inversión)

Libros obligatorios
Cuentas anuales
Libros auxiliares

Libros obligatorios
Cuentas anuales
Libros auxiliares

 

Las sociedades laborales



Son las sociedades mercantiles limitada y anónima, con algunos matices.

En ellas existirán socios capitalistas y trabajadores, pero la mayor parte del capital social será de los trabajadores a los que retribuye la sociedad de forma personal y directa.

La relación laboral de los trabajadores con la sociedad es indefinida. El número mínimo de socios es tres.

En una sociedad laboral existirán acciones y participaciones de dos tipos: laborales y generales.

Las laborales representan las aportaciones de los trabajadores cuya relación laboral es indefinida.

Las generales el resto.



Para que una empresa obtenga la calificación de Sociedad Laboral deberá solicitarla en el registro autonómico, o, en su defecto, en el estatal.

Una vez obtenida la calificación tendrá que cumplir los siguientes requisitos, cuyo incumplimiento supondrá la descalificación de la sociedad como laboral:



Ningún socio podrá poseer más de la tercera parte del capital social; si se trata de una administración o empresa pública, este porcentaje podrá llegar al 50%.

El número de horas anuales de los trabajadores no socios indefinidos no puede superar el 15% de las trabajadas por los socios trabajadores.

La sociedad deberá dotar anualmente un fondo de reserva al que destinará el 10% del beneficio obtenido, que solo se podrá utilizar para compensar pérdidas.

Tras este trámite, la sociedad añadirá a su nombre el calificativo laboral, por lo que será una SA laboral o SL laboral.



Además de inscribirse en el Registro Mercantil, una vez obtenida la calificación, tendrá que inscribirse en el Registro de Sociedades Laborales autonómico o, en su defecto, estatal.



Son las sociedades mercantiles limitada y anónima, con algunos matices.



En ellas existirán socios capitalistas y trabajadores, pero la mayor parte del capital social será de los trabajadores a los que retribuye la sociedad de forma personal y directa.



La relación laboral de los trabajadores con la sociedad es indefinida. El número mínimo de socios es tres.

Una vez obtenida la calificación tendrá que cumplir los siguientes requisitos, cuyo incumplimiento supondrá la descalificación de la sociedad como laboral:



Ningún socio podrá poseer más de la tercera parte del capital social; si se trata de una administración o empresa pública, este porcentaje podrá llegar al 50%.

El número de horas anuales de los trabajadores no socios indefinidos no puede superar el 15% de las trabajadas por los socios trabajadores.

La sociedad deberá dotar anualmente un fondo de reserva al que destinará el 10% del beneficio obtenido, que solo se podrá utilizar para compensar pérdidas.

Tras este trámite, la sociedad añadirá a su nombre el calificativo laboral, por lo que será una SA laboral o SL laboral.



Además de inscribirse en el Registro Mercantil, una vez obtenida la calificación, tendrá que inscribirse en el Registro de Sociedades Laborales autonómico o, en su defecto, estatal.



Son las sociedades mercantiles limitada y anónima, con algunos matices.



En ellas existirán socios capitalistas y trabajadores, pero la mayor parte del capital social será de los trabajadores a los que retribuye la sociedad de forma personal y directa.



La relación laboral de los trabajadores con la sociedad es indefinida. El número mínimo de socios es tres.

La Sociedad Civil (SC)

Es un contrato mediante el que dos o más personas ponen en común dinero, bienes o industrias con el objetivo de desarrollar una actividad económica y repartirse el beneficio obtenido.



Esta sociedad se regirá por lo dispuesto en el Código Civil. El capital de está formado por las aportaciones de los socios, ya sean o no dinerarias. No se exige un capital mínimo y el número mínimo de socios es dos, que pueden ser capitalistas o industriales.

La responsabilidad de los socios es ilimitada; dado que esta sociedad carece de personalidad jurídica, los socios responderán a las obligaciones contraídas con su patrimonio personal presente y futuro. Estas sociedades se constituyen mediante contrato verbal o contrato privado por escrito; solo cuando se aporten bienes inmuebles el acuerdo de constitución deberá elevarse a público mediante otorgamiento de escritura ante notario.



No existe obligación de inscripción en ningún registro. Al nombre se añadirá Sociedad Civil o SC. En materia tributaria, habrá que presentar el alta censal en la Agencia Tributaria y comunicar el tipo de actividad que se va a desarrollar, la fecha de comienzo y las obligaciones fiscales. Los socios también tendrán que presentar sus respectivas altas censales. En materia laboral, los socios causarán alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos a no ser que aporten capital exclusivamente. Si la sociedad quiere contratar trabajadores se inscribirá como empresa para obtener el Código de Cuenta de Cotización, comunicará la apertura de centro de trabajo y legalizará el correspondiente libro de visitas.



El régimen fiscal de esas sociedades exige que los beneficios que obtienen los socios tributen por IRPF.





Comunidad de Bienes (CB)



Su funcionamiento es similar al de la SC, salvo porque sus socios, denominados comuneros, se unen por un contrato que establece que la propiedad de una cosa o derecho pertenece pro indiviso a todos ellos.



En cuanto a su denominación, el nombre irá seguido de la expresión Comunidad de Bienes o CB. El resto de características, requisitos y trámites son los mismos que para la SC.

La sociedad cooperativa



Es una sociedad constituida por personas que se asocian de forma libre y con posibilidad de baja voluntaria con objeto de realizar actividades empresariales que satisfagan sus necesidades y aspiraciones económicas y sociales.



Su estructura y funcionamiento son democráticos.

El capital es el que se fije en los estatutos y el número de socios depende del tipo de cooperativa que sea: en cooperativas de primer grado el mínimo es de tres socios; en cooperativas de segundo grado donde los socios son cooperativas, el mínimo es de dos cooperativas.

Las cooperativas de primer grado son cooperativas de trabajo asociado, de consumidores y usuarios, de viviendas, agrarias, de explotación terrenal comunitaria, de servicios, del mar, de transportistas, de seguros, sanitarias, de enseñanza y de crédito. Las de segundo grado están formadas por cooperativas de igual o distinta clase.

a responsabilidad de los socios está limitada a su aportación, esté desembolsada o no. Debe registrarse la sociedad en el Registro de Sociedades Cooperativas y añadir sociedad cooperativa o S. Coop. al nombre elegido. Se constituyen mediante escritura pública.



Cuando se cree es necesario presentar el alta censal en la Agencia Tributaria y comunicar el tipo de actividad a desarrollar, la fecha de comienzo y las obligaciones fiscales. En materia laboral, si la sociedad quiere contratar trabajadores, se inscribirá como empresa para obtener el Código de Cuenta de Cotización, comunicará la apertura de centro de trabajo y legalizará el correspondiente libro de visitas en la Inspección Provincial de Trabajo. Los beneficios tributarán por el régimen especial para sociedades cooperativas del Impuesto de Sociedades.

Las cooperativas de primer grado son cooperativas de trabajo asociado, de consumidores y usuarios, de viviendas, agrarias, de explotación terrenal comunitaria, de servicios, del mar, de transportistas, de seguros, sanitarias, de enseñanza y de crédito. Las de segundo grado están formadas por cooperativas de igual o distinta clase.

 

Sociedad laboral (SL o SA)

Sociedad civil

CB

Sociedad cooperativa

Socios mínimos

3

2

2

Grado 1: 3
Grado 2: 2

Capital mínimo

-

-

-

Estipulado en estatutos

Constitución

Solicitud denominación en registro autonómico o estatal

Contrato verbal o privado escrito
Escritura pública cuando se aporten bienes inmuebles

Contrato verbal o privado escrito
Escritura pública cuando se aporten bienes inmuebles

Escritura pública

Responsabilidad

-

Ilimitada

Ilimitada

Limitada por aportación

Gestiones y trámites de establecimietno

Inscripción en Registro de Sociedades Laborales

No es necesaria la inscripción
Alta censal
Alta censal de sociosInscripción en Régimen Especial de Trabajadores Autónomos
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajoInscripción del libro de visitas

No es necesaria la inscripción
Alta censal
Alta censal de socios
Inscripción en Régimen Especial de Trabajadores Autónomos
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscripción del libro de visitas

Inscripción en el Registro de Sociedades Cooperativas
Alta censal
Inscripción como empresa
Comunicar apertura de centro de trabajo
Inscripción del libro de visitas

Régimen fiscal

-

IRPF

IRPF

IS

Obligaciones mercantiles

-

-

-

Libros obligatorios
Cuentas anuales
Libros auxiliares

 

4. Conceptos básicos: ingreso-cobro, gasto-pago

Durante el desarrollo de su actividad económica, las empresas llevan a cabo, básicamente, operaciones de compra y venta, operaciones que recaen sobre elementos reales y elementos financieros.

ELEMENTOS REALES

Son bienes y servicios que se intercambian en los mercados.

ELEMENTOS FINANCIEROS

Son derechos de cobro, obligaciones de pago y, en consecuencia, medios de cobro y pago con que se satisfacen las obligaciones generadas.

En el tráfico mercantil se producen dos clases de corrientes:

REAL

Es la que procede del flujo o intercambio de bienes y servicios, es decir, de las operaciones de compra y venta propiamente dichas.

FINANCIERA O MONETARIA

Es la que procede del flujo de dinero que suponen los pagos y cobros.

Conceptos

Si las operaciones comerciales dan lugar al correspondiente registro contable, para que la contabilidad refleje correctamente los hechos que se producen en el tráfico mercantil, hay una serie de conceptos interrelacionados que es necesario conocer claramente:

La corriente real es independiente de la corriente financiera en el sentido de que una compra tiene lugar incluso aunque no se lleve a cabo el pago de la misma. Igualmente, una venta se produce, aunque no se llegue a cobrar su importe.











  • Carga

Adquisición de bienes y servicios que realiza la empresa en mundo exterior para poder desarrollar su actividad de explotación. Se expresa en unidades físicas.

La compra no tiene reflejo contable, por lo que, internamente, aparecerá en cuenta como entrada de mercancía en el almacén. Pertenece a la corriente real.



  • Gasto

Equivalente monetario de la compra que, por tanto, se expresa en unidades monetarias.

Contablemente da lugar a un aumento de las partidas de gasto (grupo 6 del PGC) y disminuye el beneficio; además, genera una obligación de pago.



  • Pago

Salida de dinero consecuencia del gasto.

Contablemente, supone una disminución de tesorería y la cancelación, total o parcial, de la obligación de pago. Pertenece a la corriente financiera.



  • Venta

Entrega de bienes y prestaciones de servicios realizados por la empresa a terceros como consecuencia de la actividad objeto de su negocio.

Se expresa en unidades físicas y no tiene reflejo contable. Internamente, supone una salida de mercancía del almacén. Pertenece a la corriente real.



  • Ingreso

Equivalente monetario de la venta que se expresa en unidades monetarias.

Contablemente, da lugar a un aumento de las partidas de ingreso (grupo 7 del PGC), lo que supone un aumento del beneficio; genera un derecho de cobro.



  • Cobro

Entrada de dinero como consecuencia de un ingreso.

Contablemente supone un aumento de tesorería y la cancelación total o parcial del derecho de cobro. Pertenece a la corriente financiera.



Los datos referidos a las compras sin realizar el pago y a ventas sin cobrar su importe quedan reflejados en los libros mayores de clientes y proveedores, que permiten comprobar si una venta está pendiente de cobro o si una compra está pendiente de pago.



En contabilidad se van a producir aumentos y disminuciones de la partida de tesorería como consecuencia de la corriente financiera a que dan lugar las operaciones de compra y venta. Tanto los cobros como los pagos se pueden realizar en efectivo, utilizando el dinero existente en caja o por medio de transferencia bancaria. Aunque lo habitual en el tráfico mercantil es que los cobros y pagos se realicen por medios telemáticos para que quede justificación bancaria de los mismos, existen aún empresas donde el movimiento de efectivo es frecuente.



A este respecto hay que tener en cuenta que la Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude limita los movimientos de efectivo en los siguientes términos:



En una operación en que una de las partes actúa en calidad de empresario o profesional. No se pueden realizar pagos en efectivo por un importe igual o superior a 2500€.



Si el pagador es una persona física sin domicilio fiscal en España y que no interviene en la operación en calidad de empresario o profesional, el límite de efectivo pasará a ser de 15.000€.